各種活動申請に関して

大学への届出の必要性

  • 安全対策
    自主活動では、自分の団体のメンバーだけでなく、参加者や観客の安全も守る必要があります。
    届出をすることで、大学の助言を受けたり、事件・事故等に巻き込まれた際にも大学も速やかに対応をすることができます。
  • 関係者対応(来学者・顧問等)
    届出がない学外者はキャンパス内に入ることが出来ません。定められた期限内に大学に届けを出し、活動に協力して頂いている方に失礼にならないようにしてください。
  • 広報
    大学に活動の登録や報告をしている場合、FAFAや大学のフェイスブックへの掲載、また、学内での学生活動案内ポスターに掲示を行います。皆さんの活動を多くの人に知らせるため、積極的に届出を行いましょう。
  • 活動の基盤づくり
    皆さんが行う活動は、全て、自分達でやりきる「自主」活動です。つまり、自分達で情報を探し、計画し、実行し、後輩への引き継ぎを行うことが前提とされています。大学への届出のシステムでは、過去の情報も閲覧することができますので、届出をし、後の世代へ情報を引き継ぐツールとして利用してください。

大学への届出・手続き (手続きの詳細は各活動項目をクリック)

活動等登録方法

クラブ・サークル活動に関わる申請方法が変更になりました。(2018年5月1日)
下記アドレスから適切なフォームにて申請してください。
https://asp21.wawa.ne.jp/rapu/index.html
※申請には団体のアカウントIDとパスワードが必要です。


活動登録
活動項目(やりたいこと) 大学への届出の必要性 備考
練習・ミーティングをしたい
・サークルメンバーのみ参加
不要
  • 施設・教室予約は別途必要
  • サークルメンバー以外が入る場合は「企画・イベント」に該当。
  • 学外で行う練習は「企画・イベント」に該当。
企画・イベントを行いたい
・主催をするもの
・学外で実施する企画も含む
例:活動発表、勉強会、発表会、交流会、OBOG会、講演会、公演、展示、試合、合同練習・試合、合宿、募金活動(学外のみ可)、新入生対象の団体説明会、体験会、コープとの共同活動、など
【実施前】
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」
  • 締切:企画実施日の10開室日前
  • 自分の団体が主催をする企画は、学内外、どこで行う場合も大学に申請し、大学からの承認が必要です。
  • 練習やミーティングであっても、メンバー以外の参加者がいる場合や、メンバー以外が観客として企画を訪れる場合などは、申請が必要です(例:新入生対象の活動説明会、展示会や発表会など)。
  • 学外の団体がAPUにて企画やイベント行い、それに団体として協力する場合も、あなたの団体が主催であると大学はみなします。よって、活動登録が必要です。
  • 自分たちのクラブ・サークルのメンバーだけで行う企画(通常行うミーティングや練習でないもの)、学外で行う練習も「企画・イベント開催申請」が必要です。
  • 自分たちのクラブ・サークルの合宿もこの「企画・イベント開催申請」が必要です。「遠征届」は必要ありません。
【実施後】
  • 申請システム:「報告」→「企画・イベント実施報告」
  • 締切:企画実施後の10開室日迄
学外の団体が運営するイベント・大会へ参加したい(学外での実施) 例:大会や昇段試験、合同練習・合宿、地域イベント(清掃活動、ボランティア、祭り)への参加など
【実施前】
  • 申請システム:「活動登録」→「遠征届」
  • 締切:企画実施日の5開室日前
  • 学外の団体が主催し、運営する大会や企画に参加する際に申請が必要です。対象は学外で実施されるもののみです。
  • 学外の団体がAPUにて企画やイベント行い、それに団体として協力する場合、あなたの団体が主催であると大学はみなします。よって、「遠征届」でなく、「企画・イベント開催申請」が必要です。
【実施後】
  • 申請システム:「報告」→「遠征報告」
  • 締切:遠征実施後の10開室日迄
海外で活動を行いたい
【実施前】
  • 申請システム:「活動登録」→「海外遠征計画書」
    ※その他、「パスポートコピー」「海外旅行保険証書のコピー」「保護者同意書」も提出が必要。
  • 締切:各セメスターで指定された日時(スチューデント・オフィスのホームページにて案内)
  • 日本以外で団体の活動を行う場合に登録が必要です。
  • ガイダンスへの参加が義務付けられています。
    リーダーガイダンス(12月・6または7月):遠征責任者3名
  • クラブ・サークル 海外遠征の準備について (PDF)」をよく良み、準備を早めにすすめてください。
  • 夏と春の長期休暇以外に海外遠征活動に行く団体については、スチューデント・オフィスへ別途相談をしてください。
【実施後】
  • 申請システム:「報告」→「企画・イベント実施報告」
  • 締切:遠征実施後の10開室日迄
顧問を依頼したい
  • 申請システム:「顧問関連」→「顧問委嘱状」
  • 締切:随時
  • 学生団体の日常的に活動をよく知り、相談や指導をして下っている教職員や地域の専門家の方々を対象に、顧問としてお願いをする制度です。
  • 原則的に、1年以上、指導者として団体と関係を築いている方に、学生団体が依頼をし、大学に申請を行います。その後、大学と顧問候補者とが面談をし、学生委員会にて依頼が決定します。
  • 顧問はボランティアで活動に関わっていただいています(交通費のみ些少支給)。社会人の方ですので、忙しい生活の中、皆さんの活動に時間を割いてくれている感謝の気持ちを常に忘れず、顧問と報告・連絡・相談をしっかりできる団体のみ、申請をしてください。
学外の人を招きたい APU在学生・教職員以外全員。
例:卒業生、講演者、協力者、報道・メディア関係者、企画への観客や参加をする一般市民の方、運搬業者など
  • 申請システム:「来学者申請」→「学外団体・学外者 来学届」
  • 締切:来学日の3日前まで
  • キャンパス内の安全を守るため、APU在学生・教職員以外の方は許可なくキャンパス内に入ることはできません。
  • クラブ・サークルでお世話になっている方でも、皆さんからの届がない場合は、大学も来学目的が分からず、許可を出すことができません。期限内に大学に届けを出し、活動に協力して頂いている方に失礼にならないようにしてください。
  • 卒業生や日ごろから指導をしてくださっている方でも、承認を受けた「顧問」以外は来学届が必要です。顧問とは別に、指導者を招聘する際は、来学届に指導履歴情報も付し、申請をしてください。
  • 外部講師、物品を運搬する業者、打ち合わせのために来学する地域の団体も届出が必要です。
  • 練習試合や合同練習の相手や、企画の観客・参加者に関しては、「企画・イベント申請書」に来学する旨が申請され、承認がおりている場合は、別途「来学届」の提出は不要です。
団体登録情報変更
活動項目(やりたいこと) 大学への届出の必要性 備考
団体名を変更したい
  • 申請システム:「団体登録情報変更」→「団体名変更届」
  • 締切:随時
メンバーを変更したい
  • 申請システム:「団体登録情報変更」→「メンバーリスト」
  • 締切:随時
  • メンバーリストは常に最新にしてください。最新でない場合は、施設・備品利用のための鍵が借りられない、大学からの重要な情報が送られてこない、などの不都合がでます。
  • 役職者(4役:代表・副代表・会計担当・システム担当)が変わる場合は、申請時にその旨を申告してください。
  • 代表者が変わる場合は、更新した「メンバーリスト」を印刷し、新・旧代表が署名・捺印をしたものを更新後の5開室日以内にスチューデント・オフィスまで持参してください。
  • 虚偽の申請は活動停止の処分を取ります。
施設・備品
活動項目(やりたいこと) 大学への届出の必要性 備考
学内の施設・備品を利用したい
  • 予約方法
    施設・備品によって、予約の方法が違います。
  1. 「施設備品予約システム 」で予約できるもの
    →学生活動施設・備品。詳細は「施設備品予約システム 」を参照。
    http://reservation.apu.ac.jp/(S(otuqp545wthxwvjgf53ojn45))/Wg_ModeSelect.aspx
  2. 「申請システム」で予約ができるもの
    →教室・広報施設・学生執務室
  3. 自由書式の特別依頼書の提出が必要なもの
    →ウェーブ・噴水付近エリア・図書館裏芝生エリア・コンベンションホール・H202・イベント用テント
    ※ 上記施設・備品が必要な理由・使用日時(準備・リハーサルも含む)・使用方法・安全対策・利用方法の詳細・各項目で定められた事項がある場合はその詳細も記入すること。
  4. その他の方法
    APハウスのセミナーハウス・ミレニアムホール
  • 固定利用
    スポーツ施設/ユニオン施設 固定利用の流れ

施設調整会への参加する
調整会で施設毎に利用団体が集まり相談・調整する
確定した内容でオフィスが、「施設備品予約システム」で予約する
利用前に、自団体の予約状況を「施設備品予約システム」で確認する
中央監視室もしくは体育館管理人室で鍵を受け取り、利用する

  • ※固定利用できる備品は『リフェックスミラー』のみとしています。

  • 固定利用・調整会のルール

(1) 基本的に団体間の譲り合い・協力で施設利用を決めてもらいます。
それぞれの団体のイベントの本番や試合の実施などを考慮して、相談して決めてください。
(2) 1団体につき1日2コマまで予約ができます。
(3) 1団体が同時限に2つ以上場所を重複して予約をいれることはできません。
(4) 施設調整会に出席することが原則となりますので、欠席した団体は施設の固定利用はできません。
(5) それぞれ団体が使用する施設毎に集まり、同時に調整を行うため、使用する施設毎にメンバーが来る必要があります。
(6) 施設調整会で決定した内容に基づき、オフィスは「施設備品予約システム」に入力します。調整会でも最後まで確認を怠らないでください。
(7) 使用しない日については、「施設備品予約システム」で必ず予約の取り消しを行ってください。
上記が守られず、トラブルが発生する場合、オフィスの判断で予約の取消し、固定利用制度の廃止を行います。
(8) 固定予約をした場合でも、利用状況が悪い・利用実態が悪いなどの場合は固定予約を取り消す場合があります。
※時間内に調整が出来なかった場合は、オフィスは予約をしません。


  • 体育館施設 固定利用の流れ

体育館施設(アリーナ1と2・格技室)の利用団体が多く、
施設調整会では調整が難しく、調整会後も利用についての問題が多く発生している為、
固定予約については、以下の上限を設けることにします。

特認団体: 月~日 6コマ分まで(土日 2コマ分まで)
登録団体/Week/イベント実行委員会: 月~金 2コマ分まで

※上記固定予約以外に施設を利用する場合は各自オンラインにて予約してください。
※原則的に固定利用は公認団体の予約を優先しますが、他団体の事情も考慮し互いに
気持ち良く活動が出来るように協力し合ってください。

  • 一斉清掃
    施設を利用している団体は、各セメスターの末に行われる一斉清掃活動に参加する義務があります。該当する団体には、スチューデント・オフィスが連絡をします。
  • 鍵の貸出
    施設・備品の貸出に必要な鍵は、申請システムのメンバーリストに記載されている学生にのみ貸与します。
教室を予約したい
  • 申請システム:「施設・備品利用」→「教室予約申請」
  • 締切:利用日の4開室日前
  • 教室は選ぶことができません(希望がある場合は備考欄に記入)
  • 教室予約が出来た場合、申請システムに「承認」が下ります。利用できる教室については、スチューデント・オフィス内にあるメールボックスに入っている教室予約結果表を確認してください。
注:H202の予約について
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 教員の立会いなしでは使用できません。「特別依頼書」にどの教員が立ち会うのかについても記述をしてください。
ミレニアムホールを利用したい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 使用にあたり、審査をします。活動実績があり、着実に活動を行えると大学が判断した学生団体のみ使用を許可します。
  • 許可が下りた団体には、ミレニアムホール利用講習会の案内を送ります。講習会に参加をしないと、ミレニアムホールの使用は出来ません。
アトリエを利用したい
アトリエ使用に当たり、以下のルールが守れない場合は例えイベント当日でも活動を停止します。

使用前
  1. アトリエの使用を希望する団体は、スチューデント・オフィスに相談に来てください。
  2. 使用許可がでた団体のみが使用できます。
  3. 登録を希望する団体はアトリエ使用の誓約書及び清掃計画書を提出する必要があります。
使用期間中
  1. アトリエ内は常に整頓を心がけ、使用後は必ず清掃を行うこと。
  2. 使用許可が出た団体は、他の団体が勝手に使用しないように配慮する必要があります。
  3. 清掃後は写真を添付した報告書を作成し大学に提出してください。
  4. アトリエ付近での食事は禁止です。
  5. 熱中症予防のための水分補給はアトリエ内でも可能です。
  6. 燃えるゴミ、木片(50cm以下釘なし)、木片(50cm以下釘有)、缶に分別し各自で処分してください。
  7. 処分しきれないものに関しては、大学で処分することもありますが、処分に関し処分料を請求することもあります。
  8. 木材の切断、釘うち、接着等の加工はアトリエ内で行ってください。
  9. 塗装はアトリエの外、メイングランド側で行い、必ず地面にブルーシートを敷き、作業をするようにしてください。
  10. アトリエは保管場所ではありません。作業中、作業予定以外のものは保管できません。
使用後
  1. イベントが終了した後は全て処分してください。
  2. イベント終了後に製作物が残っているため大学が処分をする必要があった場合は、製作した団体または個人に処分費用を請求いたします。
  3. アトリエはセメスターに1回、使用団体で一斉清掃を行っています。セメスターに1度でも使用した団体は清掃に参加する必要があります。
カフェテリア出口奥の三角スペースを利用したい
  • 申請システム:
    1. 「活動登録」→「企画・イベント開催申請」の申請・承認を得る
    2. 「施設・備品利用」→「カフェテリア三角スペース利用申請」
  • 展示やイベントのスペースです。団体のメンバー募集や広報のみの利用はできません。
  • 使用上の注意
    • 食事厳禁
    • チラシ等をおくだけの利用は不可。
    • 使用後は展示物を片付け、清掃をすること。
    • 企業・他団体の広告宣伝は不可
    • 備品を元に戻すこと(パーテーション8枚)
  • 利用上のルールが守れない場合や無断利用した場合は、厳しい処罰をします。
プレゼンテーションスペースを利用したい(スチューデント・ユニオンIIの2階、コープショップ上の吹き抜けエリア)
  • 予約:施設備品予約システムにて「プレゼンテーションスペース」を予約。
  • 企画やイベントの場合は、申請システムにて「活動登録」→「企画・イベント開催申請」をし、承認を受けることが必要です。
ウェーブを利用したい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 授業時間の音出しは厳禁です。準備、リハーサルを含め、授業時間に少しでも音出しをした場合、企画の即停止、以後の活動についても厳正な処分をします。
  • 雨天時の対応・リハーサル日時も必ず「特別依頼書」に記入。
  • 承認後、「施設・予約備品システム」の予約はスチューデント・オフィスが行います。まずは仮予約となり、ルールを守り活動ができることが確認できた場合、本予約に切り替わります。
  • 使用後、備品や装飾は直ちに取り除いてください。
噴水付近を利用したい
(1) 噴水付近でパフォーマンスやパレードを行いたい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 授業時間は使用不可です。
  • 準備、リハーサルを含め、授業時間に音出しをすることは厳禁です。授業時間に少しでも音出しをした場合、企画の即停止、以後の活動についても厳正な処分をします。
  • 雨天時の対応・リハーサル日時も必ず「特別依頼書」に記入。
  • 承認後、「施設・予約備品システム」の予約はスチューデント・オフィスが行います。まずは仮予約となり、ルールを守り活動ができることが確認できた場合、本予約に切り替わります。
  • 通行人の妨げにならないようにしてください。安全に十分配慮し、聴衆とパフォーマーの間に十分なスペースの確保をしてください。
  • 使用後、備品や装飾は直ちに取り除いてください。
(2) 噴水付近に展示物・装飾物を置きたい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 音が出る展示物・装飾は不可です。
  • 雨天に耐えうる展示物・装飾物にすること。また、暴風など悪天候時には直ちに自分の団体で撤去をすること。
  • 通行人や観覧者の安全を考えた展示物・装飾にすること。
  • 展示物・装飾物のテスト希望日時も必ず「特別依頼書」に記入してください(利用日の5開室日までに実施。複数候補を挙げてください)。テストは職員が立ち会い、許可されなければ展示はできません。
  • 承認後、「施設・予約備品システム」の予約はスチューデント・オフィスが行います。まずは仮予約となり、ルールを守り活動ができることが確認できた場合、本予約に切り替わります。
  • 利用期間終了後、展示物や装飾物は直ちに取り除いてください。
図書館の裏の芝生の広場を利用したい(アカデミック広場)
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 授業時間の音出しは不可です。準備、リハーサルを含め、授業時間に少しでも音出しをした場合、企画の即停止、以後の活動についても厳正な処分をします。
  • 雨天時の対応・リハーサル日時も必ず「特別依頼書」」に記入。
  • 承認後、「施設・予約備品システム」の予約はスチューデント・オフィスが行います。まずは仮予約となり、ルールを守り活動ができることが確認できた場合、本予約に切り替わります。
  • 使用後、備品や装飾は直ちに取り除いてください。
  • 通行人の妨げにならないようにしてください。安全に十分配慮してください。
コンベンションホールを利用したい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 教員の立会いなしでは使用できません。「特別依頼書」にどの教員が立ち会うのかについても記述をしてください。
APハウスのセミナーハウスを利用したい スチューデント・オフィス、APハウスの両方へ申請する必要があります。
イベント用テントを利用したい
  • 申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
  • 締切:利用日の10開室日前
  • 「特別依頼書」にテント設営講習会希望日時(複数候補)、砂袋の必要個数(1つのテントに12袋の砂袋が必要)も記入してください。
学生執務室を利用したい 原則、特認団体の利用のみ
  • 申請システム:「施設・備品利用」→「学生執務室利用申請」
  • 締切:随時
  • 原則的に特認団体の利用となります。
広報
活動項目(やりたいこと) 大学への届出の必要性 備考
学内で広報をしたい(広報の方法とルール)
  • 広報のルール
    ・掲示物は必ずオフィスから許可をもらい、指定されている場所に貼ってください。
    ・指定場所はスチューデント・オフィスで確認することができます。
    ・掲示物を窓などのガラスに貼らないでください。ガラスには、割れた際に破片の飛散を防止する特殊なコーティングがされており、それがはがれる可能性があります。
    ・掲示物を壁に貼らないでください。壁の塗料がはがれる可能性があります。
    ・設置期間・場所を守り、期限が過ぎたら速やかに掲示物・配布物等を撤去してください。
    ・ルールを守れなかった団体は次回からの利用が制限されます。
  • 広報の方法
    1. 各団体で可能な広報手段
      ポスターの掲示(掲示板・看板)・カフェテリア出口付近のブース利用・チラシ配布・カフェテリアでのPR画像放送・F棟1階吹き抜けのスペースでの展示
    2. 大学が行う広報
      ・申請システムにて活動登録を行ったり、報告書を提出した団体の情報は、大学の広報媒体(FAFA、Facebok、課外活動案内ポスターなど)でも積極的に広報をしていきます。
      ・特認団体、または、イベント・プロジェクト支援制度タイプB:選抜型プロジェクトに申請し、選ばれた際は、年間を通して大学のメディアにて積極的に広報されます。
看板や掲示板にポスターを掲示したい
(1) 共通事項
  • 掲載内容
    以下のものが掲示可能です。
    1. スチューデント・オフィスより承認された主催企画の告知と参加者募集
      (期限:企画終了後、5開室日以内)
    2. クラブ・サークルのメンバー募集(期限:掲示開始より各セメスター末まで)
  • 企画の内容もしくは団体の紹介・団体名・団体のメールアドレスを日本語・英語の両言語で記入。
  • 掲示前にスチューデント・オフィスの窓口で承認を得、すべての掲示物にオフィス印を得ること。(原稿1枚に印を押し、それをコピーしても構いません。)
  • 企業の宣伝活動はできません。
  • 期限内にすべてのポスターを取り外すこと。
  • スチューデント・オフィスの許可なしに掲示をした場合や、期限までにポスターを剝がしていない場合は、厳しい処罰をします。
(2) F棟内の「スチューデント・オフィス」掲示板
  • サイズは最大A3としてください。
(3) カフェテリア入り口の看板
  • 申請システム:「施設・備品利用」→「カフェテリア入口看板使用申請」
  • 予約可能期間:
    ・予約は現時点から翌週の日曜日までしかできません。
    ・予約状況は「施設備品予約システム」で閲覧できます。
  • 1団体で1つの看板のみ使用できます。
  • 企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、看板の利用許可もおりません。
(4) ミレニアムホール横の大型看板スペース
大きな板を購入し、描画し、ミレニアムホール横に看板として設置することができます。
  • 掲載内容とルール
    以下のものが掲示可能です。必ず日本語・英語を併記すること。
    1. スチューデント・オフィスより承認された主催企画の告知と参加者募集
      期限:企画終了後、5開室日以内  枚数:1イベントにつき、最大4枚迄)
      掲載内容:団体名・連絡先・企画の題名・日時・場所
    2. クラブ・サークルのメンバー募集・団体紹介
      期限:掲示開始より各クォーター末まで  枚数:1団体につき、最大2枚
      掲載内容:団体名・連絡先・団体の紹介
  • 利用する板
    1. 大きさは、180cm×90cm、厚さは、10mm~12mmのものを使用してください。
      ※10mm以下は安全対策上、危険と判断した際は撤収/復元を大学から依頼します。
    2. 固定方法は、必ずケーブルタイで固定することとし、針金は不可とします。
      ケーブルタイ

      ケーブルタイ

      固定している箇所

      固定している箇所

      固定している箇所

      固定している箇所

  • 手続き方法
    1. 申請システム:「施設・備品利用」→「ミレニアムホール横大看板利用申請」
      ※デザイン画をシステムにアップロードする必要があります。
    2. 看板設置当日、スチューデント・オフィスにケーブルタイを取りに来る
    3. 定められた期間内に看板の撤去をし、スチューデント・オフィスにケーブルタイを返却する
  • 予約可能期間:
    • 予約は現時点から翌週の日曜日までしかできません。
    • 予約状況は「施設備品予約システム」で閲覧できます。
    • 企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、看板の利用許可もおりません。
カフェテリア出口付近のブースを利用したい
  • 申請システム:「施設・備品利用」→「カフェテリアブース利用申請」
  • 予約可能期間:
    ・予約は現時点から翌週の日曜日までしかできません。
    ・予約状況は「施設備品予約システム」で閲覧できます。
  • 企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、看板の利用許可もおりません。
  • 使用上の注意
    • 食事厳禁
    • チラシ等をおくだけの利用は不可。
    • 使用後は展示物を片付け、清掃をすること。
    • 企業・他団体の広告宣伝は不可
    • 備品を元に戻すこと(テーブル1台、椅子3脚、パーテーション1枚)
  • 利用上のルールが守れない場合や無断利用した場合は、厳しい処罰をします。
チラシを配布したい
  • 掲載内容
    以下のものが配布可能です。
    1. スチューデント・オフィスより承認された主催企画の告知と参加者募集
    2. クラブ・サークルのメンバー募集
    3. ※①の企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、チラシ配布の利用許可もおりません。
  • 企画の内容もしくは団体の紹介・団体名・団体のメールアドレスを日本語・英語の両言語で記入。
  • 掲示前にスチューデント・オフィスの窓口で承認を得、すべてのチラシにオフィス印を得ること(原稿1枚に印を押し、それをコピーしても構いません。)
  • 企業の宣伝活動はできません。
  • スチューデント・オフィスの許可なしに配布をした場合やルールを守れない場合は、厳しい処罰をします。
F棟1階の吹き抜けのスペースを利用したい 原則不可、限定した利用のみ可。
  • 原則的に学生団体の使用は不可です。
  • 例外的に認められる可能性があるものは、以下の場合です。
    • 特認団体会議が新入生歓迎行事として全サークルに呼びかけ実施する展示
    • 学術的な取り組みの発表展示
    • イベント・プロジェクト支援制度タイプB選抜型プロジェクトに採択された団体の活動紹介
  • 使用したい団体はまずスチューデント・オフィスに相談をすること(使用開始日より10回室日迄)。
  • 使用が許可された場合でも、大学関連の掲示で場所が確保できない場合は利用することができません。
カフェテリアの大型テレビでPR画像を流したい
  • 手続き方法
    1. 申請システム:「施設・備品利用」→「カフェテリア大型テレビ利用申請」
    2. 動画・パワーポイントをスチューデント・オフィスに持参
  • 締切:内容についての承認を配信前週の水曜日までに得る必要があります。
    ※申請後にスチューデント・オフィスより修正指示が入り、自分の団体が修正を完了するまでに時間がかかる可能性がありますので、早めに申請をしてください。
  • パワーポイントのスライドまたは動画の掲示が可能です。
  • 動画はwmv.のみ(MP4は不可)、パワーポイントはppsのみ(他の拡張子は受け付けない)
  • 日英両言語で作成すること(映像の場合は音声と字幕で言語を分けても可)
  • 著作権について調べ、適宜対応をしてください(音楽、映像、写真、イラスト、等)
その他
活動項目(やりたいこと) 大学への届出の必要性 備考
食事を作り、売りたい・無償で配りたい 原則不可、限定した状況のみ許可。
  • 注意事項
    • 原則、食品の販売・無償配布をすることはできません。
    • 災害等への寄付などの場合、申請の上、許可をする場合があります。売り上げ利益を自分たちの活動に使うことはできません。
  • 手続き
    【実施前】
    1. スチューデント・オフィスに相談に来ること。
    2. 企画書を提出
      申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」
      申請には、以下の項目を必ず含めること。
      • 目的・意義・日時・提供する食品の量(何名分)
      • 「衛生管理責任者」と「販売・提供管理責任者(運営の管理者)」の学籍番号・氏名・連絡先
      • 利益が出た場合の使用方法、寄付先
      • 安全対策(食中毒や火事などを予防・対処方法など)
    3. 企画が承認された場合、以下の手続きを、企画実施日3日前までに完了させること。
      • (1) 大分県東部保健所にて営業許可を取得する。
        大分県東部保健所 ウェブサイトhttp://www.pref.oita.jp/soshiki/12080/koutu.html
        APUからは亀の井バス24番に乗り「別府総合庁舎前」にて下車。
      • (2) イベント保険に加入(クレオテックでも加入可能:A棟2階)
      • (3) スチューデント・オフィスに(1)保健所からの営業許可書(申請書に保健所の押印があるもの)のコピー、(2) イベント保険加入書のコピー、を提出
        ※上記手続きが終了していない場合は許可を取り消します。
    【実施当日】
    企画当日は企画書に基づき、保健所の許可を得た方式で食品の調理・販売を行うこと。
    【実施後】
    • 申請システム:「報告」→「企画・イベント実施報告」
    • 締切:遠征実施後の10開室日迄
      以下の項目を必ず含めること。
      • 販売した食品の量(何名分)
      • 会計報告
      • 利益が出た場合の使用方法、寄付先(領収書を添付)
      • 安全対策の実施方法とその結果
物品の販売をしたい(学内) 原則不可。
  • 原則、物品の販売・無償配布をすることはできません。
  • 学内で行うことで社会的意義があり、キャンパスコミュニティーにも貢献を行うことができると大学が判断した活動の場合に限って認める場合もあります。スチューデントオフィスに相談にきてください。
協賛金を集めたい、寄付を募りたい、募金活動をしたい(学内・学外)
(1) 募金活動・寄付活動
  • 注意事項
    • 学内での募金活動は以下の場合に限られています。
      1. 災害復興支援のための募金活動
      2. イベント・プロジェクト支援制度タイプB選抜型プロジェクトに採択された団体の実施するファンドレイジング活動
      3. その他、学内で行うことで社会的意義があり、キャンパスコミュニティーにも貢献を行うことができると大学が判断した活動
      ※各活動について、スチューデント・オフィスの許可が必要です。
  • 手続き
    【実施前】
    1. スチューデント・オフィスに相談に来ること。
    2. 企画書を提出
      申請システム:「活動登録」→「企画・イベント開催申請」
      申請には、以下の項目を必ず含めること。
      • 会計責任者1名・会計担当者2名の学籍番号・氏名・電話番号
      • 寄付金の管理方法
      • 寄付先とその理由
      • 活動計画(具体的な日付を記入)
      • 募金や寄付に協力した方々への報告方法とそのスケジュール
    3. 学外で実施する際は、募金活動をする場所の使用許可を土地の管理者や警察から取ること。
    【実施当日】
    • 毎日、募金や寄付活動終了後、会計責任者・会計担当者のうち2名がスチューデント・オフィスに来室し、職員とともに金を数え、帳簿を記さなければなりません。
    【実施後】
    • 寄付先へ送金(活動終了後5開室日以内)
    • 寄付・募金をしてくださった方への報告(活動終了後5開室日以内)
    • 報告書の提出
      • 申請システム:「報告」→「企画・イベント実施報告」
        締切:遠征実施後の10開室日迄
        以下の項目を必ず含めること。
        • 会計報告(寄付・募金活動をした日毎の収入金額と総計金額)
        • 寄付先(送金証明や領収書を添付)
(2) 協賛金を集めたい
  • 協賛金を企業から受ける場合は、企業と話を進める前に、事前に相談してください。
  • 協賛金を受ける代わりに学内で商品販売や無料サンプル配布をすることはできません。
  • 協賛金を受ける代わりに企業の説明会を実施することはできません。
  • 協賛金を受けたところは、協賛先に報告書を出す義務があります。
  • 協賛先に送った報告書は必ずスチューデント・オフィスにも提出してください。
大学からの金銭的支援がほしい
  • 大学は以下の活動を重点的に支援しています。
    1. 国際社会で活躍するための異文化受要力・協働力を、実践により身につけることのできる活動
    2. 正課で身につけた学びを意識し、自ら選んだ活動にて、試行錯誤を重ね、実践に活かす力を養うことのできる活動
    3. 国際社会・地域社会・APUコミュニティーと積極的に繋がり、他者から学び、貢献している活動
    4. 「世界を変える」「社会人」になるための準備として、自ら選んだ活動を目標達成に向けて自立的に着実に遂行する力、また、活動への参加を通して自省し、自律的に成長をし続ける力を身に付ける
    この基準を満たしている、①特認団体、②イベント・プロジェクト支援制度タイプB選抜型プロジェクトに採択された団体、に対し、活動の補助金を付与しています。どちらも、既存のクラブ・サークルが応募できるものです。
  • 年末に募集する「自主活動奨励金制度」もクラブ・サークルが応募できる制度です。活動で実績を残した団体はぜひ応募をお勧めします。
ロッカーや保管庫を利用したい
  • 注意事項
    • 個人の所有物は保管できません。
    • 火気類(ペンキ等含む)、生鮮食品は保管できません。
  • 利用手順
    1. 毎年3月に、翌年度分のロッカー・保管庫の利用申請を全クラブ・サークルに案内をし、申請を受け付けます。
    2. A.継続審査が通った場合:
      継続団体は引き続き同じロッカー・保管庫を利用し、新規団体には利用の方法を案内します。
      B.継続審査が通らなかった場合
      使用していたロッカー・保管庫の中身を定められた期日までに片付け、空にします。期日までに清掃を行わなかった場合、ロッカー・保管庫に入っているものは全て破棄します。
    3. 4月以降はロッカー・器具庫の空きがある場合に、申請をし、利用が可能です。
      申請システム:「備品・施設利用」→「器具庫・ロッカー利用申請」
荷物を運び入れたい
  • 注意事項
    • 原則禁止をしています。大きな荷物がある場合など、止む負えない事情がある場合のみ、スチューデント・オフィスが許可をします。
    • 許可を得た場合、1団体につき、1週間で2台まで入構が可能です。
    • 荷物の積み下ろしに必要な最低滞在時間のみ、入構許可を出します。
  • 手続き
    • スチューデント・オフィスへ来室し、相談をすること
    • 学生の入構手続きは3日前まで、運搬業者の入構は当日でも可能。
      (緊急対応はしません)
保険に入りたい -
  • A棟2階のクレオテックにて保険の加入ができます。イベント保険、旅行保険など様々な保険に加入することができます。
  • スポーツ保険に関しては、以下の情報をご覧ください。年度毎に加入するもので、5名以上で加入する必要があります。
    スポーツ安全協会 http://www.sportsanzen.org/
  • 顧問の保険代に関しては、内容を確認の上、大学が支払うことができますので、事前に相談をしてください。
システムのアカウントがロックされた・IDとパスワードがわからない
施設・備品予約システムまたは活動申請システムに、ログインできない場合は下記URLより手続きを行ってください。
https://survey2.apu.ac.jp/limesurvey/index.php/444825
施設を定期的に予約したい
  • クォーターごとに定期利用をすることができます(制限・上限あり)。
    ※ミレニアムホール・イベントスペース1・プレゼンテーションスペース・ウェーブは対象外です。
  • 希望する団体は、指定された期間に所定の手続きを行い、施設固定利用調整会に参加する必要があります。詳細はスチューデントオフィスホームページの「お知らせ」または申請システムの「お知らせBOX」に掲載される情報を参照してください。
    ※教室の定期利用は通常の予約申請にて受け付けることが可能です。
イベントをするため、2週間以上先のイベントの会場を予約したい
  • 申請システムにて企画登録を行い、スチューデント・オフィスから承認を受けてください (参照:企画・イベントを行いたい))
  • 指定された期間に所定の手続きを行い、施設固定利用調整会に参加する必要があります。詳細はスチューデント・オフィスホームページの「お知らせ」または申請システムの「お知らせBOX」に掲載される情報を参照してください。
  • 施設固定利用調整会では、スチューデント・オフィスに承認されている企画かどうかを確認するため、企画の説明等を求められる場合があります。
  • ※教室の場合は通常の予約申請にて受け付けることが可能です。しかし、教室は授業利用が優先されるため、予約の確定は時間が要することがあります。

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